№1-2, январь 2017
Документ

Карточка по учету новых взносов, которая устроит налоговиков

В каком регистре вести учет новых страховых взносов

Можно ли использовать карточку для взносов в фонды

Вправе ли компания вести карточку в электронном виде

Компания обязана вести учет начисленных выплат и страховых взносов (п. 4 ст. 431 НК РФ). Это требование перекочевало в Налоговый кодекс из закона о страховых взносах (ч. 6 ст. 15 и п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Но нигде не сказано, в каком регистре вести такой учет. Ясно лишь, что его нужно организовать отдельно по каждому «физику».

Если не вести учет, это опасно штрафом. Сумма зависит от численности «физиков». Штраф равен 200 руб. за каждый непредставленный регистр учета взносов (п. 1 ст. 126 НК РФ). Например, для компании с численностью 500 человек штраф составит 100 000 руб. (200 руб. × 500 чел.). Мы выяснили, как вести учет взносов, чтобы избежать этого штрафа.

По какой форме вести учет выплат и взносов

Компания вправе самостоятельно выбрать, в какой карточке вести учет начисленных выплат и страховых взносов. Это нам подтвердили в ФНС России. Раньше для учета страховых взносов фонды предлагали использовать карточку индивидуального учета. Ее бланк есть в приложении к совместному письму ПФР № АД-30-26/16030 и ФСС РФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.14.

Аналогичную карточку или другой регистр учета налоговики пока не утвердили. В ФНС России нам пояснили, что работодатели вправе разработать собственную форму. Чтобы ничего не изобретать, возьмите за основу тот регистр, в котором компания вела учет прежних страховых взносов. Если в прошлом году организация использовала рекомендованную карточку учета, в бланке достаточно:

— удалить ссылку на совместное письмо ПФР и ФСС РФ, в котором они привели рекомендованную форму, — на странице 1;
— указать новые названия страховых взносов вместо прежних сокращений — на странице 1 в преамбуле и основной таблице;
— заменить ссылки на Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ аналогичными ссылками на Налоговый кодекс — на страницах 1 и 2.

Помимо этих изменений, компания вправе внести в бланк другие поправки. Например, указать предельную базу, выплаты сверх которой облагаются пенсионными взносами по пониженной ставке 10%. Эта база на 2017 год равна 876 000 руб. (постановление Правительства РФ от 29.11.16 № 1255).

Для взносов на соцстрахование предельная база ниже — 755 000 руб. в год. Но выплаты сверх этой суммы взносами в 2017 году не облагаются (п. 2 ст. 426 НК РФ). Поэтому предельную базу в карточке на этот год можно не указывать. По медстрахованию предельной базы вообще нет.

Образец карточки по новым страховым взносам мы привели ниже. Он подходит для тех компаний, которые не начисляют пенсионные взносы по дополнительным тарифам. Такие взносы платят работодатели, сотрудники которых работают во вредных или опасных условиях (ст. 428 НК РФ). Если организация начисляет взносы по доптарифам, достаточно добавить в форму карточки отдельный лист для их учета.

Вести карточку на бумаге или в электронном виде

В Кодексе не указано, что работодатели обязаны вести учет взносов строго на бумаге. Не было такого требования и в Федеральном законе от 24.07.09 № 212-ФЗ. Значит, карточку по взносам можно вести в электронном виде, например, в бухгалтерской программе. Если в учетной программе этой формы нет, заполняйте ее в Excel. По окончании года распечатайте карточки по всем получателям доходов и заверьте подписью главного бухгалтера.

Если налоговики запросили карточки среди года, компания распечатает их дважды. Один раз — по требованию ревизоров, второй — по итогам года. Безопаснее сохранить оба варианта.

Округлять или нет взносы в карточке

  

Страховые взносы в карточке отражайте в рублях и копейках

По общему правилу сумму начисленного налога нужно округлить до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ). Но страховые взносы — это не налог. Они не названы в статьях 13—15 НК РФ, в которых перечислены все федеральные, региональные и местные налоги и сборы.

Страховые взносы имеют особый статус (п. 1 ст. 18.1 НК РФ). Для них предусмотрено особое правило — сумму взносов к уплате нужно определять в рублях и копейках (п. 5 ст. 431 НК РФ). Значит, в карточке учета взносов их нужно указывать тоже в рублях и копейках.

Добавлять ли в карточку взносы на травматизм

В карточке учета, которую рекомендовали фонды, не было взносов на травматизм. Причина — база по этим взносам отличалась от базы для начисления остальных страховых взносов. И до 2017 года, и теперь компания вправе дополнить бланк строками для расчета взносов на травматизм. Но может этого и не делать, а учитывать взносы на травматизм в отдельном регистре. Такой учет тоже обязана вести каждая организация (подп. 17 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

В рекомендованной карточке есть расходы за счет страхования от травматизма. Например, оплата больничного листа в связи с несчастным случаем на производстве. С 2017 года компания вправе выбирать: исключить такие расходы из бланка или оставить. Ведь взносы на травматизм и расходы за счет этого вида страхования остались под контролем ФСС РФ.

Как заполнять карточку по учету взносов

На каждого получателя выплат организация заполняет отдельную карточку по учету взносов (п. 4 ст. 431 НК РФ). Компания заводит карточки на один календарный год. По итогам каждого месяца она вносит в них сведения за этот месяц и подсчитывает суммы нарастающим итогом с начала года. Все показатели в карточках она указывает в рублях и копейках.

Остановимся на распространенных выплатах работникам, при отражении которых в карточке бухгалтеры нередко допускают ошибки.

Оплата больничного листа. Пособие по нетрудоспособности не облагается страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ). Тем не менее в карточке учета взносов его нужно отразить в четырех строках:

— включить в общую сумму выплат работнику. Здесь компания ставит всю сумму пособия, включая оплату первых трех дней болезни за счет работодателя;
— указать в составе выплат, которые не облагаются взносами на основании пунктов 1 и 2 статьи 422 НК РФ. В этой строке организация тоже приводит всю сумму пособия;
— отразить как расходы на обязательное соцстрахование. Здесь компания указывает только ту часть пособия, которую ей возместят налоговики;
— расшифровать расходы на соцстрахование в карточке учета сумм страхового обеспечения (на отдельной странице). Помимо суммы возмещаемого пособия, организация также указывает количество календарных дней болезни, пособие за которые возместит инспекция.

  

Компания вправе добавить в карточку взносы на травматизм

ПРИМЕР 1.

В январе 2017 года ООО «Компания» начислило работнице пособие по нетрудоспособности за пять календарных дней в сумме 8000 руб., в том числе за счет работодателя — 4800 руб. Оплата в январе за фактически отработанное время — 30 000 руб. Организация не стала включать в карточку взносы на травматизм и убрала из нее расходы за счет этого вида страхования. Пенсионные взносы по дополнительным тарифам компания не начисляет, поэтому у нее карточка по учету взносов состоит из двух страниц.

Общая сумма выплат сотруднице за январь с учетом оплаты больничного листа равна 38 000 руб. (30 000 + 8000). Необлагаемые выплаты — 8000 руб. Образец заполнения карточки в январе мы привели выше.

Материальная помощь. Если сумма материальной помощи не превысила с начала года 4000 руб., выплата не облагается страховыми взносами (подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). Такую материальную помощь нужно отразить в карточке в двух строках:

— включить в общую сумму выплат работнику за месяц;
— указать в составе выплат, которые не облагаются взносами согласно пунктам 1 и 2 статьи 422 НК РФ.

Допустим, компания выплатила материальную помощь (10 000 руб.) или общая сумма помощи с начала года превысила необлагаемый лимит. На сумму свыше 4000 руб. организация начисляет взносы.

ПРИМЕР 2.

В феврале 2017 года ООО «Компания» выплатило сотруднице материальную помощь на покупку лекарств — 2000 руб. Для нее это первая материальная помощь от работодателя с начала 2017 года. Значит, вся сумма помощи освобождена от страховых взносов. Оклад работницы — 40 000 руб. в месяц, февраль она отработала полностью.

Общая сумма выплат за февраль с учетом материальной помощи равна 42 000 руб. (40 000 + 2000). Выплаты, которые освобождены от страховых взносов, — 2000 руб. В образце выше мы показали, как организация отразит материальную помощь в карточке учета взносов.

  

Карточки нужно вести отдельно по каждому сотруднику

Сверхнормативные суточные. С 2017 года при командировках по России суточные свыше 700 руб. в день облагаются страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ). В загранпоездках необлагаемый лимит равен 2500 руб. в день. В карточке учета взносов компания отражает суточные так:

— включает всю сумму суточных в общие выплаты сотруднику за месяц;
— выделяет суточные в пределах лимита и указывает их в составе выплат, которые не облагаются взносами согласно пунктам 1 и 2 статьи 422 НК РФ.

ПРИМЕР 3.

Два дня в марте 2017 года работница была в командировке в г. Уфе. При поездках по России компания выплачивает суточные по 1200 руб. в день. Значит, с суммы сверх лимита — с 1000 руб. [(1200 руб. – 700 руб.) × 2 дн.] она обязана начислить взносы. Зарплата работницы за март — 45 000 руб. Общая сумма выплат за март с учетом суточных — 47 400 руб. (45 000 руб. + 1200 руб. × 2 дн.). Необлагаемые выплаты — 1400 руб. (700 руб. × 2 дн.). Заполнение карточки учета взносов за март смотрите в образце выше.